هر واحد پذیرش در مراکز بهداشتی درمانی بعنوان یک نقطه تحقق درآمد است. فرآیند پذیرش از زمان ورود مراجعین به مرکز بهداشتی درمانی تا خروج آنها از اتاق پزشك به دو دسته اصلی و پشتیبانی تقسیم میشود. فرآیندهاي اصلی شامل نویت دهي، پذیرش و صندوق است و فرآیندهاي پشتیبانی شامل نوبت دهی قبلی، مدارك پزشكي، استرداد وجه، صورتحساب بیمار و رسیدگي به شكایات مي باشد. در این فرآیند پس از پذیرش درآمد شناسایی میگردد و با دریافت وجه در صندوق وصول درآمد انجام می پذیرد.
پذیرش بیمار
جهت پذیرش بیماران سرپایی روند کاری بدین صورت است که براساس کد ملی بیمار، استعلام هویت و استحقاق سنجی بیمه ای انجام می پذیرد و مشخصات فردی بیمار ثبت میگردد و پس از آن پذیرش بیمار براساس خدمات مورد درخواست (یک یا چند خدمت) انجام می گردد و مبلغ هزینه خدمات محاسبه میگردد و بیمار جهت پرداخت وجه خدمت به صندوق مراجعه می نماید و پس از پرداخت وجه و دریافت رسید پذیرش و قبض دریافت وجه، با توجه به نوبت اخذ شده و خدمت درج شده در رسید پذیرش در انتظار می مانند تا توسط پزشک ویزیت شده و یا توسط ارائه دهندگان خدمات بهداشتی و درمانی خدمات مورد نظر را دریافت نماید.
مدیریت صندوق
هر واحد پذیرش دارای صندوق یکپارچه است ولی برای مراکز بهداشتی و درمانی که پذیرش و صندوق آنها از هم مستقل هستند و یک یا چند واحد پذیرش دارای صندوق متمرکز می باشند، این امکان وجود دارد که بتوانند صندوق مجزا داشته باشند.
دریافت وجه در صندوق می تواند به روش های زیر انجام پذیرد:
- دریافت وجه نقد: دریافت ها در صندوق می تواند بصورت دریافت وجه نقد باشد. روند کاری بدین صورت است که صندوقدار پس از اینکه پذیرش انجام شد و مبلغ مشخص گردید وجه نقد را از مشتری دریافت نموده و مبلغ دریافتی را بصورت دستی درصندوق وارد می نماید و رسید دریافت وجه را به مراجعه کننده تحویل می نماید.
- دریافت از طریق دستگاه کارت خوان بانکی بصورت دستی: دریافت ها در صندوق می تواند بصورت دریافت از طریق کارت خوان بانکی بصورت دستی باشد. روند کاری بدین صورت است که صندوقدار پس از اینکه پذیرش انجام شد و مبلغ مشخص گردید با کشیدن کارت مبلغ را بروی دستگاه کارت خوان (POS) وارد نموده و وجه را دریافت می نماید و پس از اینکه تراکنش بانکی با موفقیت انجام شد، رسید دریافت می کند و صندوقدار می تواند شماره پیگیری را بصورت دستی در صندوق وارد نماید و قبض صندوق و شماره پیگیری را به مراجعه کننده تحویل می نماید.
- دریافت از طریق دستگاه کارت خوان بانکی بصورت اتوماتیک (PC to POS): دریافت ها در صندوق می تواند بصورت دریافت از طریق کارت خوان بانکی با ارسال مستقیم مبلغ از صندوق به دستگاه کارت خوان بانکی (POS) بصورت اتوماتیک باشد. روند کاری بدین صورت است که صندوقدار پس از اینکه پذیرش را انجام داد با ارسال مبلغ به دستگاه کارت خوان بانکی (POS) با کشیدن کارت بانکی و وارد کردن رمز توسط مشتری وجه را دریافت می نماید و پس از اینکه تراکنش بانکی با موفقیت انجام شد کد پیگیری به صورت اتوماتیک در صندوق ثبت خواهد شد و قبض صندوق و شماره پیگیری به مراجعه کننده تحویل میگردد.
- دریافت چندگانه: دریافت ها در صندوق می تواند بصورت دریافت چندگانه و ترکیبی از دریافت وجه نقد و دریافت از طریق کارت خوان بانکی باشد. روند کاری بدین صورت است که صندوقدار پس از اینکه پذیرش انجام شد و مبلغ مشخص گردید میزان وجه نقد دریافتی از مشتری و میزان دریافت از طریق دستگاه کارت خوان بانکی را بصورت دستی درصندوق وارد می نماید و پس از اینکه تراکنش بانکی با موفقیت انجام شد، رسید دریافت وجه را به مراجعه کننده تحویل می نماید.
استرداد وجه نیز درصورت ذکر علت برگشت وجه توسط مسئول صندوق و تأیید مدیریت و مسئول واحد درآمد (امورمالی) از طریق صندوق صورت میپذیرد و در پایان هر روزکاری، گزارشات عملکرد صندوقداران با اعلام اختتامیه صندوق جهت بررسی و تایید میزان وجه نقد دریافتی و میزان وجه دریافتی از طریق کارت بانکی و میزان وجه برگشتی به واحد در آمد ارسال میگردد.
وجه نقد دریافتی توسط صندوقدار نیز می بایست با تهیه فیش واریز نقدی شناسه دار به حساب بانکی واریز گردد و با اعلام اختتامیه صندوق جهت بررسی و تایید واریز نقدی به واحد درآمد ارسال می گردد.
قابلیت های “سرویس مدیریت صندوق” عبارتند از:
پذیرش
- پذیرش بیمار به تفکیک ویزیت پزشکان و خدمات پرستاری (تزریقات ، اکو کاردیوگرافی ، … )
- استعلام هویت و استحقاق سنجی بیمه ای
مدیریت صندوق
- مدیریت صندوق به تفکیک واحد های مرجع درمانی
- ایجاد صندوق های پرداخت به صورت تجمیعی و مستقل و به صورت یکپارچه با پذیرش
- امکان افتتاحیه صندوق در شروع شیفت و اختتامیه آن در پایان شیفت بانضمام تایید آن توسط مدیر صندوق
- امکان بستن صندوق در پایان هر شیفت کاری و تایید و تحویل آن توسط مدیر صندوق (بدهکار شدن صندوقدار در صورت وجود مغایرت)
- گزارش تراکنش های دریافت و پرداخت صندوق
- ارسال مبلغ به دستگاه کارتخوان بانکی
- ارتباط با دستگاه های کارتخوان بانکی از سرویس دهنده های پرداخت بانکی مختلف
- دریافت وجه بصورت چندگانه از طریق کارت بانکی و نقدی و …
- دریافت از طریق درگاه های پرداخت بانکی مبتنی بر شناسه واریز یکتا به تفکیک خدمت، دارو و تجهیز
- قابلیت اتصال صندوق به دستگاه های کارت خوان بانکی Pc-Pos برای کلیه بانک ها