یکی از اساسی ترین روش ها و راهکارهای کنترل و نظارت بر فعالیت های مالی یک سازمان، کنترل و نظارت بر دریافت ها و پرداخت هاست. این موضوع شامل کنترل و نظارت بر صندوق های دریافت و پرداخت وجه، مدیریت صورتحساب ها و مدیریت جریان های نقدی و فرآیند های امور مالی می باشد که موجب کنترل مقدار و میزان نقدینگی خواهد شد.
از آنجایی که تمام عملیات مالی کسب و کار باید در نرم افزارهای حسابداری ثبت شود، ثبت و کنترل مغایرت گیری دریافت و پرداخت وجوه نقد و اسناد دریافتنی و پرداختنی (چک) به عهده حسابدار وجوه یا خزانه دار می باشد. بدلیل اهمیت وجه نقد و اسناد دریافتی و پرداختنی در هر کسب و کاری خزانه داریی از حساسیت بالایی برخوردار است.
چالش های مدیریت خزانه داری عبارتند از :
- فراهم سازی بستر دسترسی لحظه ای به اطلاعات جهت تصمیم گیری شفاف و آگاهانه
- یکپارچه نبودن سیستم خزانه داری با سایر سیستم ها
- وجود یک قالب استاندارد برای کلیه ی اطلاعات مربوط به خزانه داری
- پیچیدگی در گزارش گیری
- متفاوت بودن ساختار موضوعات دریافت و پرداخت
خزانه داری در حسابداری شامل مدیریت عملیاتهای مالی دریافت ها و پرداخت ها (برگشت وجه) در سازمان می باشد. عملیات خزانه داری شامل فعالیتهای ثبت، کنترل و سازماندهی داراییهای نقدی و اسناد مختلف (چک، اوراق بهادار، سفته) و عملیات دریافت و پرداخت است.
عملیات خزانه داری در دانشگاه های علوم پزشکی شامل دو بخش نقدی و غیر نقدی است.
عملیات نقدی شامل فعالیتهای دریافت در صندوق، برگشت وجه و یا انتقال وجه نقد به حسابها بانکی سازمان است. عملیات نقدی در همان تاریخی که انجام میشود، ثبت میشود.
مدیریت دریافت ها
مدیریت دریافت های عملیات و غیر عملیاتی نقدی شامل:
- دریافت عملیات نقدی در صندوق
وصول درآمد عملیاتی نقدی که در ازای ارائه خدمات درمانی و بهداشتی به بیماران و مراجعه کنندگان در بخش سرپایی و بستری با دریافت از طریق کارت بانکی با دستگاه کارت خوان بانکی و یا دریافت وجه نقد در صندوق دریافت میگردد، وصول انجام می پذیرد. وجوه نقد دریافت شده در صندوق به منظور تسویه صندوق توسط صندوقدار می بایست از طریق فیش بانکی به حساب بانکی واریز گردد.
- دریافت عملیات نقدی با فیش بانکی
وصول درآمد عملیاتی نقدی در ازای ارائه خدمات درمانی و بهداشتی به بیماران و مراجعه کنندگان در بخش سرپایی و بستری با واریز وجه نقد به حساب بانکی از طریق فیش بانکی شناسه دار دریافت میگردد، وصول انجام می پذیرد.
- دریافت عملیات غیر نقدی با فیش بانکی
وصول درآمد عملیاتی غیر نقدی در ازای ارائه خدمات با واریز وجه نقد به حساب بانکی از طریق فیش بانکی شناسه دار دریافت میگردد، وصول انجام می پذیرد.
- دریافت نقدی غیر عملیاتی با درگاه اینترنتی
درگاه پرداخت اینترنتی امکان پرداخت آنلاین وجوه مشتری براساس خدمت ارائه شده به وی را فراهم میکند. مشتری پس از تکمیل مراحل انتخاب موضوع درآمد (متناسب با خدمت ارائه شده مورد نظر مانند آموزش، صدور مجوز، اجاره بها، تضمین شرکت در مناقصه و مزایده… و سایر موارد)، در مرحله آخر وارد درگاه پرداخت اینترنتی (IPG) شده و با وارد کردن اطلاعات کارت بانکی خود شامل شماره کارت، رمز دوم، تاریخ انقضا و کد اعتبارسنجی (CVV2) و مبتنی بر شناسه واریز، پرداخت خود را انجام میدهد.
در “درگاه پرداخت اینترنتی سامانه ماد” امکان درگاه پرداخت اینترنتی چند حسابی فراهم میگردد و کلیه درگاه های پرداخت اینترنتی در سطح سازمان در یک درگاه واحد متمرکز شده و کلیه درآمدها شناسایی می شود و الزامات و ضوابط بانک ها و شرکت های PSP در کد رهگیری مالیاتی و مجوز اینماد رعایت می گردد.
مدیریت دریافت های عملیات غیر نقدی شامل:
- دریافت غیر نقدی از سازمانهای طرف قرارداد
وصول درآمد عملیاتی غیر نقدی که در ازای صورتحساب خدمات ارائه شده توسط هر یک از واحدهای بهداشتی و درمانی که پایان هر ماه به سازمان های بیمه گر ها ارسال می گردد که پس از واریز وجه صورتحساب تایید شده در حساب بانکی، وصول انجام می پذیرد.
مدیریت پرداخت ها
- برگشت نقدی وجه
برگشت وجه نقد به معنی برگرداندن وجه دریافتی از مشتری مراکز بهداشتی و درمانی است که بدلیل انصراف از دریافت خدمات و یا تغییر درخواست دریافت خدمات می باشد که مشتری میتوانند همه یا قسمتی از مبلغ پرداختی خود را بصورت نقد از صندوق دریافت کنند، صندوقدار براساس لغو درخواست دریافت خدمت و تاییدیه پذیرش و مدیر مرکز، از محل وجوه نقد دریافتی قبلی در صندوق میتواند وجه مشتری را بصورت نقد برگشت نماید و مبلغ برگشتی را در صندوق ثبت نمایند و در نهایت صندوق را تسویه نماید.
- برگشت الکترونیکی وجه
برگشت الکترونیک وجه به روش صدور حواله الکترونیک بانکی انجام می پذیرد و ابزار پرداخت ایمن الکترونیک می باشبد و امکان برداشت مستقیم از حسابهای پرداخت نزد بانک و انتقال وجوه به حساب مقصد مدنظر را در لحظه و در سازمان مجاز میسر می سازد. در این روش حواله صادره به صورت کاملا مکانیزه بین عوامل ذنفع در فرآیند انتقال وجه از جمله کارشناسان صدور حواله و امضا داران مجاز پس از تأیید نهایی، پرداخت (برگشت وجه) انجام می گیرد.
اهداف “خزانه داری” عبارتند از:
- استاندارد سازی موضوعات دریافت و پرداخت
- مدیریت دریافت های نقدی و غیر نقدی
- مدیریت پرداخت های غیر نقدی
- مدیریت برگشت وجه بصورت الکترونیکی
- مدیریت وصول درآمد
- مغایریت گیری درآمد با وصولی
- یکپارچه سازی سیستم خزانه داری با سایر سیستم ها و سامانه ها